Datenschutzhinweise zur Terminbuchung

1. Verantwortlicher und Kontakt

2. Seitenaufruf und Cookies

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse sowie Browser-, Sicherheits- und Fehlerdaten. Sie dienen der sicheren Bereitstellung und dem Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Die Buchungsanwendung wird auf unserer Serverinfrastruktur bei Host Europe betrieben. Die öffentliche Buchungsseite setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Schriftdateien und die hier dargestellten CUDOK-Bilder werden lokal ausgeliefert. Externe Videokonferenzdienste werden nicht als Widget in die Buchungsseite geladen.

3. Buchung und Terminverwaltung

Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, die gewählte Terminart, Datum und Uhrzeit, Gesprächsart beziehungsweise Treffpunkt sowie gegebenenfalls Ihre Antworten auf terminbezogene Fragen. Hinzu kommen Buchungsstatus, technische Vorgangskennungen, persönliche Verwaltungslinks und gegebenenfalls ein Videokonferenzlink.

Diese Daten dienen der Organisation und Durchführung des gewünschten Termins, der Vermeidung von Doppelbuchungen sowie Bestätigungen, Änderungen und Absagen. Die Telefonnummer verwenden wir für terminbezogene Rückfragen und gegebenenfalls die gewählte telefonische Beratung. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind Pflichtangaben; ohne diese Angaben ist die Onlinebuchung nicht möglich. Alternativ können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

Bitte tragen Sie in Freitextfelder keine Gesundheitsdaten, Ausweisdaten, Kontozugangsdaten oder vertraulichen Finanzunterlagen ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Buchung der Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung dient. Bei sonstigen Anfragen beruht die Terminorganisation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung der von Ihnen gewünschten Kontaktaufnahme. Für die reine Buchung ist keine Werbeeinwilligung erforderlich.

Die persönlichen Verwaltungslinks ermöglichen Zugriff auf Ihre Buchung. Bitte behandeln Sie diese Links vertraulich und geben Sie sie nicht an unbefugte Personen weiter.

4. Kalender und Termin-E-Mails

Zur Verfügbarkeitsprüfung und Verwaltung des Termins verwenden wir Google Kalender. Bei einer Buchung werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Terminart, Beginn und Ende, Treffpunkt, gegebenenfalls Antworten auf Terminfragen und Videolink sowie persönliche Verwaltungslinks in den verbundenen Kalender übertragen. Andere buchende Personen erhalten keinen Einblick in diesen Kalender. Für die Buchung benötigen Sie kein eigenes Google-Konto.

Bestätigungen und terminbezogene Nachrichten werden über unseren eingerichteten E-Mail-Dienst versandt. Dabei werden die erforderlichen Empfänger- und Termindaten verarbeitet. Eine Newsletter-Anmeldung ist damit nicht verbunden.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

5. Videotermine

Wählen Sie Zoom, erstellt unsere Anwendung einen individuellen Besprechungslink. Dafür werden Terminart, Zeitpunkt, Dauer und eine Buchungsreferenz an Zoom übermittelt. Die Anwendung aktiviert bei der Erstellung keine automatische Aufnahme. Bei der Teilnahme verarbeitet der Videodienst darüber hinaus die für die Verbindung erforderlichen Geräte-, Verbindungs- und Teilnehmerdaten sowie die von Ihnen freigegebenen Audio-, Video- und gegebenenfalls Chatdaten.

Bei Auswahl von Google Meet wird entsprechend ein Besprechungslink über die Google-Kalender-Anbindung erstellt. Sie entscheiden selbst, ob Sie Kamera und Mikrofon während der Teilnahme aktivieren.

Ergänzende Anbieterinformationen: Zoom-Datenschutzerklärung und Google-Datenschutzerklärung.

6. Freiwillige telefonische Erinnerung – BETA

Nur wenn Sie die entsprechende Auswahl aktivieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren Namen, Terminzeitpunkt und die dokumentierte Einwilligung für einen einmaligen automatisierten Erinnerungsanruf etwa drei Stunden vor Ihrem Termin. Der Anruf wird über unseren KI-Telefonassistenten Steven organisiert. Dafür werden Vapi und Dienste zur Spracherkennung, Sprachverarbeitung und Sprachausgabe eingesetzt, darunter ElevenLabs.

Ihre Sprache wird während des Gesprächs technisch verarbeitet. Die Anbindung erstellt ein Texttranskript sowie Informationen zum Anrufverlauf und -status. Die Speicherung einer Audioaufnahme ist für diesen Erinnerungsablauf deaktiviert. Die Erinnerung dient ausschließlich dem vereinbarten Termin und enthält keine Werbung.

Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können auch ohne Anruferinnerung buchen und Ihre Einwilligung über den persönlichen Verwaltungslink oder durch Nachricht an uns mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Bei Absage entfällt die Erinnerung; bei Verschiebung gilt der neue Termin. Anrufe erfolgen nur im angebotenen Zeitfenster.

Anbieterinformationen: Vapi und ElevenLabs.

7. Freiwillige Feedback-Anfrage

Wenn Sie eine einmalige Feedback-Anfrage wünschen, wird dies gesondert erfasst. Der Versand erfolgt nur nach der dafür vorgesehenen Bestätigung Ihrer Einwilligung und einem als stattgefunden markierten Termin. Der persönliche Feedback-Link ist 90 Tage gültig. Bei der Abgabe werden Ihre Bewertung (1 bis 5 Punkte), ein optionaler Kommentar und der Zeitpunkt der Abgabe dem Termin zugeordnet und ausschließlich der zuständigen Ansprechperson in der Terminverwaltung angezeigt. Es erfolgt keine öffentliche Veröffentlichung oder automatische Weitergabe an Bewertungsportale. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den persönlichen Verwaltungs- oder Feedback-Link sowie unseren Datenschutzkontakt widerrufen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Empfänger und internationale Verarbeitung

Empfänger sind die mit der Terminbearbeitung befassten Personen sowie die jeweils erforderlichen Hosting-, E-Mail-, Kalender-, Videokonferenz- und gegebenenfalls Telefonie- und KI-Dienstleister. Bei Google, Zoom und den für den optionalen KI-Anruf eingesetzten Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR stattfinden. Informationen zu den für Ihren Vorgang eingesetzten Empfängern und den maßgeblichen Übermittlungsgarantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

9. Speicherdauer

Die erforderliche Speicherdauer richtet sich nach der Organisation und Durchführung oder Absage des Termins, der Bearbeitung anschließender Rückfragen sowie möglichen Nachweis- und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Einwilligungs- und Widerrufsnachweise werden entsprechend ihrer Nachweisfunktion behandelt. Für die Aufbewahrung in verbundenen Kalender- und Kommunikationsdiensten gelten zusätzlich deren jeweilige Einstellungen und vertraglichen Regelungen.

Eine Absage beendet die Terminplanung, löscht aber nicht automatisch sämtliche Buchungs-, Versand- oder Einwilligungsnachweise. Sie können uns jederzeit um Auskunft über Ihre gespeicherten Daten und um Prüfung einer Löschung bitten.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenden Sie sich dazu an info@cudok.immo.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Die Terminbuchung trifft keine automatisierte Entscheidung über Ihre Eignung für Finanzierungen, Versicherungen oder andere Beratungsleistungen.